BTW aangifte checklist/stappenplan

Elk kwartaal (of voor sommige ondernemers elke maand) is het weer tijd voor de BTW (oftewel omzetbelasting) aangifte. Graag deel ik een handig stappenplan en wat tips die je zeker gaan helpen bij de komende BTW aangifte! 

1. Werk je boekhouding over afgelopen maand of kwartaal bij!

Dat wil zeggen in ieder geval:

• Verzamel/upload al jouw (in- en verkoop)facturen en bonnetjes > factuurdatum is meestal leidend voor de BTW aangifte (zogeheten factuurstelsel), binnen dit stelsel worden alleen de facturen meegenomen in de aangifte met een factuurdatum binnen het tijdvak waarover je aangifte doet. Het is dus niet van belang wanneer het geld daadwerkelijk is ontvangen of uitgegeven. 

• Werk je bank(en) bij en boek de bankmutaties  > tip: werk in een boekhoudpakket en activeer de automatische bankkoppeling, dit zorgt ervoor dat automatisch dagelijks al jouw banktransacties in je boekhoudpakket worden ingeladen. Door middel van het verder automatiseren, kunnen vaker terugkomende betalingen en ontvangsten ook nog eens automatisch herkend en gekoppeld worden, dit scheelt jou veel tijd! (check het wel altijd even!)

• Check je privé rekening, wellicht heb je zakelijke kosten met je privé rekening (of cash) betaald, upload de bon/factuur > geef dit altijd door aan mij, je boekhouder of accountant heeft namelijk natuurlijk geen zicht op jouw privé rekening dus deze worden dan gemakkelijk vergeten.

Let op: Doe altijd aangifte! Ook als je nog geen omzet hebt. 

2. Check eventuele correcties van vorige periode(s) 

Toch nog een factuur vergeten van vorige kwartaal of nog een boeking of correctie gemaakt (maak een aansluiting met de BTW balanspositiess)? No worries! Tot €1.000 kan je deze correcties in de eerstvolgende BTW aangifte verwerken. Blijkt dat je meer dan € 1.000 had moeten betalen/terug krijgen? Dien dan een zogeheten suppletie aangifte in.

Heb je dit jaar of afgelopen 5 jaar teveel of te weinig btw aangegeven? Dan ben je verplicht dit bij de Belastingdienst te melden. Er zijn twee situaties mogelijk:

• Je moet een aangifte over een bepaald tijdvak corrigeren> vermeld in het suppletieformulier het tijdvak en de gecorrigeerde gegevens van dat tijdvak
• Je moet een heel kalender- of boekjaar corrigeren > vaak blijkt na afloop van het jaar bij het opmaken van de jaarrekening en maken van de BTW rondrekening dat je correcties hebt op de ingediende aangiftes. Je vermeldt in het suppletieformulier de gecorrigeerde gegevens voor het hele jaar.

3. Check de BTW op buitenlandse facturen en gemengde of beperkt aftrekbare kosten

Wees extra alert op buitenlandse in- en verkoop facturen en gemengde of beperkt aftrekbare kosten. Hier zie ik het met name vaak mis gaan bij ondernemers, dat is ook begrijpelijk want het is ingewikkelde materie. Ik raad je dan ook aan hierbij hulp in te schakelen. Ik zal hier nader op in gaan in een volgende blog.

4. Zorg dat je de BTW apart zet

Het is verstandig de BTW van je verkoopfacturen apart te zetten op een aparte spaarrekening, zo kom je nooit voor verrassingen te staan bij een volgende BTW aangifte! 
Handige tip is automatisch BTW sparen, dit heb je bijvoorbeeld bij Knab bank. Zo wordt van elke factuur alvast de BTW op een aparte spaarrekening gezet. 

5. Zorg dat je aangifte en eventuele betaling op tijd bij de Belastingdienst binnen is!

Zet de BTW aangifte deadlines dikgedrukt in je agenda of gebruik de BTW alert app zodat je op tijd bent met je aangifte, het zou zonde zijn als je een boete krijgt! Let op: het geld dient ook voor de uiterste datum (de laatste dag van de eerste maand na afloop van de maand of kwartaal) op de rekening van de Belastingdienst binnen te zijn!

Indien je per kwartaal aangifte doet:

• Q1 (januari, februari, maart): aangifte doen tussen 1 en 30 april
• Q2 (april, mei, juni): aangifte doen tussen 1 en 31 juli
• Q3 (juli, augustus, september): aangifte doen tussen 1 en 31 oktober
• Q4 (oktober, november, december): aangifte doen tussen 1 en 31 januari

De betaalverzuimboete is 3% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van €50 en een maximum van €5.514.

Er bestaat een coulancetermijn bij de Belastingdienst. Deze begint na de uiterste betaaldatum en eindigt 7 kalenderdagen na de uiterste betaaldatum. Als je alsnog betaalt binnen deze termijn, krijg je mogelijk geen boete, dit is bijvoorbeeld afhankelijk van of het je eerste keer is of niet.

Indien je nog vragen hebt of wel wat hulp hierbij kunt gebruiken, neem dan gerust even contact met mij op!

Op de hoogte blijven van nieuwe blogs en tips op het gebied van ondernemen, boekhouding en belastingen? Volg mij op instagram of schrijf je hieronder in op mijn nieuwsbrief!

Nieuwsbrief: